Mange virksomheter har tatt i bruk Googles AI-styrte notatfunksjon i Google Meet for å effektivisere møtehverdagen og sikre gode oppsummeringer. Likevel har det lenge vært en tydelig svakhet ved automatiske møtereferater: De fanger opp hva som sies, men mister ofte det visuelle underlaget som gir ordene mening. Dette tar Google nå tak i ved å la Gemini inkludere skjermbilder av presentert innhold direkte i de genererte dokumentene.
Før funksjonen blir tilgjengelig for alle ansatte, har Google åpnet for at IT-ledelsen kan forhåndskonfigurere virksomhetens sikkerhets- og personverninnstillinger.
Visuell kontekst rett inn i møtereferatet
Når møtedeltakere går gjennom kvartalstall, arkitekturdiagrammer eller produktstrategier, er det sjelden tilstrekkelig med bare et tekstlig sammendrag av dialogen. Uten selve grafen eller tabellen må deltakerne ofte lete gjennom e-poster eller delte mapper i etterkant for å finne tilbake til det faktiske underlaget.
Med den nye oppdateringen vil funksjonen «Take notes for me» automatisk ta skjermbilder av presentert skjerminnhold – enten det gjelder lysbilder, regneark eller skisser – og legge disse rett inn i Google Docs-dokumentet som opprettes for møtet. Dette sikrer at den visuelle konteksten bevares side om side med de skriftlige notatene og transkripsjonen, noe som gjør referatet langt mer verdifullt for beslutningstakere og medarbeidere som ikke deltok i sanntid.
Personvern og kontroll underveis i møtet
For mange bedrifter reiser automatisk skjermbildeknipsing naturlige spørsmål rundt informasjonssikkerhet og konfidensialitet. Google har bygget inn flere mekanismer for å ivareta dette:
- Tydelig varsling til foredragsholder: Når en bruker deler skjermen i et møte der automatisk notattaking er aktivert, dukker det opp et varsel på skjermen. Varselet informerer om at Gemini kan komme til å ta skjermbilder av presentasjonen til møtenotatene.
- Lokal kontroll i møtet: Både den som presenterer og øvrige deltakere kan når som helst administrere eller deaktivere skjermbildefunksjonen direkte fra notatpanelet i Google Meet.
- Sikkerhetsstandarder for bedrifter: Alle skjermbilder som fanges under møtene behandles i henhold til Googles etablerte rammeverk for enterprise-datasikkerhet og virksomhetsvern.
Administrative innstillinger er klare nå
Selv om sluttbrukerne må vente litt til før de ser skjermbildene i sine dokumenter, er de administrative kontrollene tilgjengelige i Workspace-administrasjonskonsollen fra og med 27. juli 2026.
Administratorer kan styre tilgangen på tvers av hele domenet, per organisasjonsenhet (OU) eller for spesifikke grupper via Apps > Google Workspace > Google Meet. Her kan ledelsen velge mellom to hovedtilnærminger:
- Alltid tillatt (standard): Skjermbilder tas automatisk av delt innhold når notatfunksjonen er påslått.
- Kun ved aktivt opptak: Skjermbilder tillates utelukkende dersom ordinært møteopptak samtidig er aktivert for samtalen.
Dette gir ledelsen mulighet til å etablere klare retningslinjer internt før teknologien tas i bruk i organisasjonen.
Tilgjengelighet og utrulling
For sluttbrukere kreves det ingen handling på nåværende tidspunkt. Den gradvise utrullingen til brukere i både Rapid Release- og Scheduled Release-domener starter i løpet av tredje kvartal 2026, og det kan ta opptil 15 dager før funksjonen er fullt synlig når utrullingen begynner.
Funksjonen blir tilgjengelig for virksomheter med følgende lisenser:
- Google Workspace Business: Business Standard og Business Plus
- Google Workspace Enterprise: Enterprise Standard og Enterprise Plus
- Utdanning: Google AI Pro for Education
For selskaper som benytter disse planene, anbefales det at IT-ansvarlige tar stilling til standardinnstillingene i god tid før utrullingen til sluttbrukerne starter i tredje kvartal.