For bedrifter som administrerer Google Workspace, kan feilsøking og oppsett av organisasjonens sikkerhetsregler ofte kreve navigering mellom mange faner og lange dokumenter. Google ruller nå ut en ny AI-assistent, Admin Assist, som flytter Gemini direkte inn i Google Admin Console for å forenkle administrative oppgaver.
I tillegg til denne nyheten har Google sluppet flere andre oppdateringer som påvirker deling av kunnskap, sikkerhetskontroller rundt AI-agenter og overvåking av eksternt delte filer.
Admin Assist: Gemini integreres direkte i Google Admin Console
Google lanserer Admin Assist for å gjøre det enklere og raskere å administrere Workspace-miljøet. Løsningen integrerer samtalebasert kunstig intelligens rett inn i administrasjonsgrensesnittet og gir tilgang til to sentrale funksjoner:
- Gemini-drevet Sidepanel: Plassert i topplinjen (One Google Bar) på de fleste sidene i konsollen. Her kan superbrukere få interaktiv trinn-for-trinn-veiledning, hjelp med avanserte oppgaver og råd om beste praksis for oppsett.
- Gemini-drevne Search Overviews: Når administratorer stiller spørsmål i søkefeltet, oppsummerer Admin Assist innhold fra hjelpeartikler og presenterer konkrete svar med direkte, handlingsrettede neste steg.
Funksjonen er slått på som standard for Super Admins og fungerer som en digital sparringspartner ved revisjon av applikasjonsbruk eller håndtering av feilkonfigurasjoner. Delegerte administratorer har ikke tilgang, og endringen påvirker ikke vanlige sluttbrukere.
- Tilgjengelighet: Kun for Google Workspace Business-utgavene (Business Starter, Standard og Plus). Både Rapid Release og Scheduled Release har umiddelbar tilgang.
Gemini Notebook lar brukere kopiere hele arbeidsbøker
Brukere av Gemini Notebook kan nå lage komplette kopier av arbeidsbøker de har tilgang til, inkludert tilhørende kilder og generert innhold. Dette gjør det enkelt å bygge videre på maler eller prosjektnotater som kolleger har delt.
Når en arbeidsbok kopieres, overføres sentrale elementer til brukerens eget bibliotek:
- Kilder: Google Drive-kilder kopieres forutsatt at brukeren som utfører kopieringen har tillatelse til å åpne og kopiere originalfilen i Google Drive.
- Studio-innhold: Elementer som Audio Overviews, Video Overviews, Study Guides, Flashcards, Quizzes og Slide Decks følger med, sammen med ledetekster (prompts) og tilpassede chat-innstillinger.
- Begrensninger: Personlig samtalelogg og brukerskapte notater overføres ikke. Den kopierte versjonen synkroniseres heller ikke med originalen, noe som sikrer at fremtidige endringer gjort av opprinnelig eier ikke overskriver kopien.
Arbeidsbokeiere bestemmer selv om kopiering skal tillates under delingsinnstillingene, der funksjonen er påslått som standard. Funksjonen er nå tilgjengelig for alle Google Workspace-kunder og personlige Google-kontoer med tilgang til Gemini Notebook.
Nye sikkerhetskontroller for samarbeid og AI-agenter i Workspace Studio
Workspace Studio lar virksomheter bygge automatiserte arbeidsflyter uten koding. Tidligere har Studio fungert som en ren assistent, for eksempel ved å skrive e-postutkast, men verktøyet åpner nå for autonom utførelse, som faktisk utsending av e-post på tvers av brukere. For å sikre forsvarlig bruk innfører Google en rekke nye sikkerhets- og styringsmekanismer:
- Agentidentiteter og minst mulig tilgang: Automatiserte flyter kjører under brukerens identitet, men kun med de strengt nødvendige rettighetene som kreves for oppgaven (least privilege), og tildeles en unik, sporbar identifikator.
- Identitetsattribusjon (beta): Administratorer kan avgjøre om handlinger som utføres skal vises med eierens navn eller tilskrives selve flyten (med eierinformasjon synlig).
- Overvåking og revisjon: Alle handlinger loggføres i revisjonslogger, inkludert filendringer i Drive eller e-poster sendt via Gmail, med flytens unike ID.
- Agent access management: Et eget panel i Admin Console lar IT-ansvarlige stanse flyter eller trekke tilbake spesifikke tillatelser, som Drive-tilgang.
- Menneskelig godkjenning (Human-in-the-loop): Innstillinger kan kreve at sluttbrukere manuelt godkjenner handlinger som deler data eksternt, eller deaktivere webhooks og eksterne datatilganger helt.
- Beskyttelse mot datalekkasje (DLP): Gemini DLP begrenser AI-tilgang til Drive-filer basert på merkelapper og innholdskriterier, mens Agent DLP kan blokkere eller kreve godkjenning av flyter som behandler sensitive data.
Utrullingen for administratorer starter 17. august 2026. Sluttbrukerfunksjoner rulles ut fra 20. august for Rapid Release og 1. september for Scheduled Release. Sikkerhetskontrollene gjelder Workspace Business, Enterprise og Education, mens de avanserte DLP-funksjonene krever utgaver som Enterprise Standard/Plus, Education Standard/Plus eller Enterprise Essentials Plus.
Drive Inventory Reporting gir dypere innsikt i ekstern deling via BigQuery
Virksomheter som benytter Drive Inventory Reporting i Google BigQuery får nå mer detaljerte felter for å analysere ekstern deling. Rapporten konsoliderer direkte tillatelser, gruppemedlemskap og offentlige lenker til oversiktlige signaler.
Oppdateringen gjør det mulig å skille mellom faktiske menneskelige brukere, tjenestekontoer (service accounts) og filer som er publisert offentlig på nett. Administratorer kan også koble delingsattributter sammen med eksisterende DLP-metadata for raskt å identifisere og utbedre risiko ved høyrisikodata.
- Oppsett: Funksjonen er avslått som standard og aktiveres i Google Admin Console under Drive inventory report settings. Google bemerker at beregningen kan øke behandlingstiden i organisasjoner med svært store grupper.
- Utrulling og tilgang: Utrullingen startet 14. august 2026 (opptil 15 dager for full synlighet). Funksjonen krever Enterprise Standard/Plus, Education Standard/Plus, Frontline Plus, Enterprise Essentials Plus eller Cloud Identity Premium.